Gli svantaggi di Access come database di un software gestionale
25
Giugno

Benvenuti a un nuovo approfondimento del blog di WebMatik!

Io sono Davide Mologni, sviluppatore di Bergamo e dintorni, In questo spazio virtuale svelerò i segreti dietro la creazione di software gestionali per aziende, approfondirò assieme a te pregi e svantaggi delle diverse tecnologie alla base dei programmi per la gestione dei documenti e ti aiuterò a compiere le scelte più opportune su tutto ciò riguarda l’ambito di gestione aziendale per mezzo dei software.

Un software gestionale è un programma per la gestione di documenti e informazioni che ti permette di memorizzare, richiamare e confrontare informazioni e che può essere sviluppato a partire da specifiche esigenze dettate dall’attività di impresa. Abbiamo così software gestionali per magazzini, software per la gestione di ambulatori, programmi gestionali per associazioni e via dicendo.

Un software gestionale per anagrafiche efficiente produce risparmio (e quindi ricchezza) in quanto ti aiuta a gestire con rapidità e precisione le informazioni di clienti e fornitori: quante volte perdi ore e ore a cercare quella particolare mail che ti serve per dirimere una contestazione con un committente?

Anche se hai bisogno di un software gestionale per aziende di piccole dimensioni e pensi che crearlo da solo con un DB management system come Access sia la migliore soluzione, devi valutare pro e contro un simile proposito.

Vediamo gli svantaggi di utilizzare Access come database di un software gestionale.

Database per software gestionale: Access oppure Excel?

Access una tecnologia adatta a gestire database che permette di visualizzare dati in modo strutturato contemporaneamente da parte di più utenze, di creare rappresentazioni e maschere (finestre personalizzate) per l’inserimento dei dati.

Excel è un foglio di calcolo ottimale  per la gestione dei dati numerici che permette di compiere operazioni matematiche con una certa facilità: questo, però, quando si tratta di gestire una quantità limitata di dati; fogli con migliaia di voci rendono più problematico mantenere intatta la coesione di numeri, formule e macro, con il rischio di minare la correttezza del risultato finale. 

Access è uno strumento convincente come database per associazioni e piccole imprese che hanno bisogno di aggregare banche dati anche molto consistenti e di mantenere saldo il legame tra le informazioni. Excel invece è molto soddisfacente per generare output particolari sia nella forma che nei contenuti, ma è meno appropriato nel garantire la coerenza dell’elaborazione dei numeri trattati.

Utilizzare ad esempio modelli Excel per database gestionali significa correre il rischio che una piccola modifica a livello di campo infici sull’efficacia dei calcoli, producendo danni per l’azienda che si basa su di essi.

Usare un programma Access per la gestione dei documenti significa anche riuscire a creare in un secondo momento tabelle più avanzate da quelle preesistenti più semplici, correlate tra di loro, implementando query che attingono a più sezioni di dati e filtrandoli secondo le esigenze dell’utilizzatore. Inoltre questa tecnologia si dimostra indicata qualora si pensi che la gestione aziendale debba incrementarsi di volume nel tempo, grazie anche alla libertà di definizione dei campi che assicura.

Gli svantaggi di Access come database di un gestionale

Lo sviluppo di un database per software gestionali deve basarsi su considerazioni tecniche e di sviluppo  in relazione al risultato finale che si vuole ottenere.

Molte volte le piccole imprese tendono a cimentarsi nello sviluppo di programmi per la gestione di dati e documenti con le risorse al proprio interno, spesso destinando uno o più dei propri sviluppatori alla realizzazione di un programma coerente alle proprie esigenze, distogliendoli dalle commesse destinate ai clienti. Se si tratta, ad esempio, di realizzare in Access la gestione di ambulatori bisogna tenere conto di quanto la mole di informazioni possa ingrandirsi nel tempo, e stimare se la piattaforma sviluppata con questo DBMS possa rivelarsi limitata o carente.

Utilizzare un database management system come Access per la gestione documenti significa essere disposti a studiare molto più di quanto non si farebbe con Excel per imparare e creare query SQL, maschere e report avanzati appropriati date le proprie esigenze.

MS Access non è affatto performante come gestionale a meno che non si parli di banche date ridotte (meno di un centinaio di migliaia di stringhe). Quando si parla di elaborare file di grandi dimensioni si bisogna tenere conto dei lunghi tempi di caricamento che saranno necessari.

I limiti nella creazione di gestionali con Access

Ogni gestionale realizzato con Access ha delle funzionalità standard che scontano la necessità di adattarlo alle proprie esigenze. Un gestionale per associazioni, ambulatori o altre strutture di medie o grandi dimensioni sviluppato in Access potrebbe presentare difficoltà di consultazione che lo renderebbero poco praticabile da diverse persone allo stesso tempo.

Un software gestionale basato su tabelle, come è il caso di Access, è adatto per quelle aziende che hanno principalmente la necessità di archiviare e consultare i dati con facilità, ad esempio per richiamare all’occorrenza dati e recapiti di clienti e fornitori.

A partire da questi dati, si possono creare connessioni e nessi logici che permettono di interrogare le informazioni memorizzate per creare delle estrazioni secondo specifici criteri (ad esempio, le partite attive dei clienti di una data città, l’elenco delle fatture emesse nell’ultimo semestre, ecc.).

Access è un DMBS consigliato principalmente per svolgere mini task e attività di portata contenuta.

Un software gestionale per funzionare richiede che le diverse aree che lo compongono, ciascuna adibita a una specifica serie di funzioni, siano connesse tra loro in maniera efficiente.

Realizzare software gestionali con Access implica in genere aggiungere una maschera dopo l’altra per rispondere alle varie esigenze ma questo modo di lavorare si scontra con pesanti limiti di performance. Il DB ha uno spazio massimo di 2GB, e ciò limita enormemente le possibilità che più utenti possano accedere al programma contemporaneamente.

Un altro limite all’idea di usare Access come DB per programmi gestionali consiste nel fatto che non si possono collegare servizi esterni (Paypal, Mailchimp…) attraverso API, perciò questa tecnologia è inadatta, ad esempio, per implementare transazioni di pagamento e  campagne di email marketing e per molti tipi di gestionali aziendali.

Gli svantaggi di creare software gestionali da soli

Se vuoi cimentarti nella realizzazione di un gestionale per aziende da solo, quindi, devi essere ben consapevole delle difficoltà alle quali andrai incontro.

Ogni attività alla quale ti dedichi nel tuo contesto lavorativo deve prevedere un margine di guadagno tale da giustificare l’impegno distolto da altre finalità.

Devi perciò comparare il costo che degli sviluppatori di gestionali freelance ti chiedono per mettere a punto un applicativo coerente alle tue esigenze con quello che sostieni (costo orario X n. ore necessaire) affidando la programmazione del gestionale a uno sviluppatore del tuo staff.

Se puoi stimare e confrontare questi due costi alternativi, puoi facilmente comprendere se ti convenga o meno sviluppare il tuo software gestionale dentro o fuori l’azienda.

La convenienza di creare un programma per la gestione dei dati aziendali dipende da quanto esso debba essere evoluto: si tratta di poco più di un’applicazione in grado di memorizzare e richiamare le informazioni su richiesta, oppure deve svolgere funzioni avanzati quali campagne di email marketing personalizzare, controlli contabili, redazione di documenti (note spese, fatture, bolle di consegna..)?

Più l’applicativo è semplice e limitato, maggiore convenienza avrai dallo svilupparlo all’interno dell’impresa, viceversa nel caso di soluzioni più avanzate. 

Creare database Access per la gestione di associazioni da soli richiede quindi la disponibilità a studiare e a formarsi continuamente per fare fronte alle esigenze avanzate che con il tempo si fanno avanti. 

Quando crei un gestionale in azienda, nessuno ti garantisce che il lavoro sarà all’altezza delle tue aspettative. E se ti accorgessi a conti fatti di non avere implementato le funzioni delle quali hai bisogno? Ore e ore di lavoro che nessuno ti retribuirà e che avresti potuto impiegare per portare a termine lavori remunerativi.

C’è anche un’altra possibilità: il tuo programma gestionale potrebbe rispondere bene alle tue esigenze per qualche mese, magari anni, per poi risultare del tutto inadatto al crescere della complessità dei tuoi dati. Ti immagini a dover migrare un gestionale con anni di dati memorizzati?

Se non sei convinto che ti convenga utilizzare access per la gestione aziendale dei documenti possiamo fare quattro chiacchiere in merito. Contattami senza alcun impegno!

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